Cinco conselhos para não ficar com a caixa de email entupida nas férias

Feriados, tolerância de ponto e dias de férias - seja qual for a estratégia, as próximas duas semanas são geralmente uma altura em que muita gente aproveita para tirar uns dias longe do trabalho e descansar. Mas a maioria arrisca-se a voltar e encontrar uma caixa de e-mail entupida de mensagens atrasadas, capaz de anular toda a boa vontade acumulada nas festas.

O site FastCompany falou com dois peritos - Alexandra Samuel, autora de um livro sobre a organização de correio eletrónico, e Dmitri Leonov, de um serviço de gestão de emails, o Sanebox, e tem cinco dicas para ajudar a ultrapassar este problema.

Parar de enviar emails 72 horas antes de parar de trabalhar

Pode ser difícil, mas vai fazer baixar drasticamente o número de respostas que vão cair na caixa de correio durante as férias, sugere Samuel, citada pelo FastCompany. Sobretudo, evite enviar uma série de emails para despachar trabalho nas horas antes de ir de férias - a não ser os realmente importantes.

Avisar os colegas com antecedência

Duas semanas antes da pausa comece a avisar os colegas, através de uma frase no fim do email, por exemplo, de que vai estar ausente e têm até determinada data para contar com a sua ajuda e resolver problemas pendentes, aconselha Sarah Green Carmichael na Harvard Business Review.

Escolher uma mensagem estratégica para o email "Fora do escritório"

Deixar uma resposta automática a dizer que está fora do escritório durante um período de tempo é uma solução prática. Inclua um pedido para o remetente voltar a enviar a mensagem a partir do dia seguinte ao seu regresso, para não perder mensagens importantes e ter tempo de rever o que ficou para trás, aconselha Leonov. Inclua também alguém que pode e deve contactar se o assunto for urgente.

Aplicar filtros nos emails

Os filtros que agrupam as mensagens em pastas específicas são particularmente importantes nas férias, salienta Leonov. "As newsletters e notificações, por exemplo, perdem valor muito rapidamente" e assim é mais fácil apagar aquilo que deixou de ser relevante.

Triagem de casa... ou estabelecer procedimentos para mensagens urgentes

Não é o ideal, mas se recebe um elevado volume de mensagens pode ser benéfico (para trabalho e sanidade mental) fazer uma pequena triagem a partir de casa, sugere Leonov. Samuel, no entanto, discorda e considera que é melhor desligar completamente nas pausas e estabelecer um método para tratar das mensagens urgentes - reencaminhar as mensagens de alguns remetentes para uma conta privada, por exemplo.