O Slack aumenta a produtividade? Contas feitas, muitas vezes é só distração

Slack é um dos muitos softwares de trabalho que as empresas usam para facilitar a colaboração e a comunicação num mundo cada vez mais digital. Mas não é o único, Teams foi a resposta da Microsoft, o Google lançou o G Suite e até o Facebook entrou na corrida com o Workplace. Mas não foi isto que aconteceu.

Segundo um estudo da Recode Vox, a adição de outras ferramentas de comunicação resultou em excesso de informação. Em média, os funcionários das grandes empresas em países como os Estados Unidos enviam mais de 200 mensagens de Slack por semana e funcionários a enviar mais de 1.000 mensagens não são exceção.

O software que começou por ser visto como ferramenta para aumentar a produtividade tornou-se uma distração e não substituiu outras formas de comunicação - como o e-mail -, acrescentou.

"O software de produtividade deve ser algo para usar menos do que usavas antes," diz Sarah Lacy, fundadora do site de tecnologia Pando e Chairman Mom. O problema está em ser-se usado na mesma medida ou mais ainda. O que começou como ferramenta para aumentar a produtividade tem agora o efeito contrário, o de ocupar ainda mais tempo.

"Como acontece com qualquer ferramenta nova, precisamos de aprender a usá-la com responsabilidade. Tenho a certeza de que o e-mail foi uma ferramenta extremamente produtiva no começo. Mas com o tempo começou a ser mal utilizado," refere Matt Galigan, CEO da empresa de serviços financeiros Interchange, sobre a sua experiência com o Slack.

"Se não pensarmos criticamente sobre como usamos as ferramentas seremos sempre as mesmas pessoas mas num sítio diferente. Não seremos mais ou menos eficientes se não pensarmos criticamente sobre as nossas escolhas e como nos decidimos comportar com as ferramentas." Sarah Peck, fundadora da Startup Pregnant identificou o problema. "Estamos apenas a mover o e-mail para outro lugar e é menos pesquisável."

A facilidade de uso de softwares como o Slack é não só a sua maior força, como a sua maior fraqueza. "Ao diminuir a barreira para iniciar a comunicação o efeito colateral é que o Slack tem a capacidade silenciosa de aumentar exponencialmente a sobrecarga de comunicação. Resultando numa comunicação muito mais volumosa e de menor qualidade", escreveu a programadora de software Alicia Liu,

Uma comunicação de pior qualidade desperdiça mais tempo. Desde que o Slack foi lançado em 2013, a Workplace em 2016, Teams em 2017, Hangouts Chat e Meet em 2018, o tempo gasto em e-mails diminuiu. No entanto, de acordo com o RescueTime continua a representar 10% do tempo gasto pelos trabalhadores em frente a ecrãs durante o trabalho, o dobro de softwares como o Slack. A percentagem é tirada do total de 5,5 horas que as pessoas passam em média por dia nos seus computadores no trabalho.

Numa pesquisa conduzida pelo the Economist, os entrevistados "indicaram de forma esmagadora que comunicações precárias no trabalho podem levar a ambientes stressantes, carreiras estagnadas, perda de vendas e objetivos".

Isto não deixa as empresas responsáveis pelo software do local de trabalho indiferentes. Se não se adaptarem é uma questão de tempo até deixarem de ser utilizados. Ainda este ano a Microsoft vai lançar modelos para os utilizadores poderem facilmente otimizar o seu Teams para melhor se adequar a setores específicos. O Slack, por exemplo, oferece várias ferramentas para organizar as notificações e interromper conversas.

Estas ferramentas de software foram desenhadas para captarem a atenção do utilizador e tornaram-se viciantes. "Os nossos cérebros não estavam preparados para isto. Isto é doce e nós devíamos comer vegetais," compara Matt Galligan, CEO da Interchange.

"Não temos um problema de tecnologia, temos um problema de fronteira," disse Peck. "Não importa se é um e-mail ou uma mensagem de texto, nós realmente somos péssimos nos limites e somos ainda mais afetados quando os temos de comunicar."

Uma solução que passa por responsabilidade social. "A minha estratégia é a responsabilidade pessoal: assumir a responsabilidade pelo meu desempenho no trabalho e observar a minha eficácia pessoal," é a solução oferecida por Darius Fourox, autor e empreendedor.