Uma nova perspetiva digital para a preparação do Orçamento do Estado

Dar dinheiro a um organismo público, que se fecha em si mesmo e se recusa a colaborar e a partilhar dados, insistindo na obstrução de fluxos digitais em processos de transformação digital, é o mesmo que comprar um Fórmula 1 para viajar num caminho de pedras a passo de caracol.

Os processos internos da Administração Pública são caracterizados pela sua complexidade e fragmentação, pois cada organismo tende a funcionar fechado no seu Sistema de Informação, muitas vezes desatualizado ou mal integrado com os outros, o que gera redundâncias e atrasa a execução e a fluidez dos processos orientados para as necessidades dos cidadãos e das empresas.

A fragmentação significa que diferentes departamentos podem ter de repetir os mesmos procedimentos ou revalidar informações que já foram verificadas por outro órgão, o que cria uma espécie de engarrafamento interno onde os processos, que poderiam ser rápidos, se tornam lentos e ineficientes do princípio até ao fim.

Por exemplo, o processamento do pedido de um benefício social ou de um licenciamento pode envolver várias etapas, que passam por diferentes departamentos e níveis de Governo, com ritmos diferentes de modernização e transformação digital.

Se essas entidades não colaborarem umas com as outras, para sincronizar os seus procedimentos, nem partilharem dados entre si e com a sociedade envolvente, os respetivos fluxos processuais acabam por ser muito demorados, devido a recolhas de dados redundantes, sucessivas verificações e comprovantes, assim como múltiplos pontos de controlo humanos.

Imagine-se um cidadão que tem a sorte de resolver instantaneamente uma parte de um evento da sua vida pessoal num organismo que já passou por uma transformação digital, no entanto, ao chegar a um outro organismo para concluir a resolução do seu problema, pode ser confrontado com a irracionalidade dos velhos procedimentos burocráticos bloqueadores, arrastados no tempo e geradores de corrupção.

Os processos internos da Administração Pública, muitas vezes, não acompanham o ritmo das inovações tecnológicas disponíveis, resultando em longas esperas, redundâncias de informações e uma experiência frustrante para o cidadão. A falta de interoperabilidade entre os diferentes departamentos e a ausência de sistemas automatizados, que permitam a partilha eficiente de dados, são as principais causas de morosidade, custos de contexto e fraca produtividade do país.

Na maioria dos casos, os departamentos possuem “silos” de informação, onde os dados são armazenados e utilizados apenas internamente, sem serem partilhados com outras entidades que deles possam beneficiar e acabam por causar um verdadeiro caos informacional.

Os orçamentos destinados à transformação digital, se forem bem geridos globalmente, desempenham um papel crucial na modernização dos processos internos do Estado e no aumento da produtividade do país. Com investimentos adequados, é possível implementar plataformas integradas que permitam a automação de tarefas e a partilha de dados em tempo real entre diferentes departamentos, pois não só aceleram os processos como também melhoram a precisão e reduzem os erros.

Alguns Governos em todo o mundo, em que a transformação digital constitui uma prioridade na modernização administrativa, já estão a condicionar a aprovação dos orçamentos à disponibilidade de cada organismo para colaborar e partilhar dados com outras entidades públicas e níveis de Governo, tendo em vista garantir a fluidez na resolução de eventos da vida dos cidadãos e das empresas.

Aqui fica o desafio para que os governantes subam no “helicóptero” e vejam os Orçamentos do Estado com uma nova perspetiva centrada na fluidez transversal dos processos digitais e não apenas em cada organismo ou ministério isoladamente.