Com um clique, Hospital de São José gere vagas na urgência e internamentos

Imagine um funcionário no balcão de entrada da urgência do Hospital de São José, em Lisboa. Está sozinho e toca o telefone. É alguém que quer saber de um doente. Ao mesmo tempo uma pessoa quer registar a entrada, outra pergunta pelo familiar que está na urgência e surgem pelo meio um pedido de alta e outro de transferência para um internamento.

Foi devido a este cenário que quatro profissionais - Teresa Pêgo, administradora de urgência geral, Maria José Silva, coordenadora administrativa da urgência polivalente, António Lourenço, diretor de gestão do sistema informático, e Ivo Firmino, técnico de informática - criaram uma app que permite ver as camas livres no internamento, dar notas de alta e fazer inscrições dos doentes através do computador e com baixos custos. A Aplicação do Lápis permite dar resposta na maioria dos casos em 15 minutos. Teve direito a uma menção honrosa na 3.ª edição do Healthcare Excellence (atribuído pela Associação Portuguesa de Administradores Hospitalares) e já despertou o interesse de outros hospitais. "A necessidade aguça o engenho", diz ao DN Teresa Pêgo.

Do Centro Hospitalar Lisboa Central (CHLC) fazem parte seis hospitais: São José, Santa Marta, Capuchos, Curry Cabral, D. Estefânia e Maternidade Alfredo da Costa. Esta é uma das características que tornam o centro hospitalar tão complexo, sobretudo nos dias úteis a partir das 16.00, fins de semana e feriados, quando o administrativo da urgência está sozinho. Teresa Pêgo exemplifica: "O administrativo recebe um pedido de transferência de um doente da urgência para o internamento. Estava sempre dependente de o enfermeiro-chefe do serviço atender o telefone. Nem sempre a ligação estava disponível, se não houvesse vaga tinha de ligar para outro serviço. Tudo isto cria constrangimentos e o tempo entre a comunicação e a concretização podia demorar."

A Aplicação do Lápis "é muito simples" e comunica diretamente com o sistema de gestão do hospital (SONHO), permitindo uma visualização online das vagas em todos os serviços dos seis polos. "Por exemplo, um doente tem ordem de internamento em urologia. O profissional seleciona um polo, São José, e clica na aplicação. Consegue ver a taxa de ocupação daquele momento, os quartos, as camas ocupadas e as vagas, se há macas no serviço, o fluxo de doentes, se é possível converter camas de homens em camas de mulheres e vice-versa", explica, garantindo que "não há risco de divulgação de dados confidenciais porque não há acesso a dados clínicos".

O acesso é feito através de password. Além de permitir fazer o pedido, que segue por e-mail automaticamente para todos os administrativos afetos à urgência, é possível saber em que fase está, quanto tempo demorou a ser resolvido e avisa os enfermeiros responsáveis pelos serviços quando um doente é encaminhado.

"Em 27 meses de experiência, 72% dos pedidos que foram feitos através da aplicação foram concretizados até 15 minutos. Não se sobrepõe à comunicação dos serviços, mas clarifica a realidade e responsabiliza as pessoas. Reduziu o tempo de resposta, os conflitos, rentabilizou recursos humanos, permitindo que cada um tenha mais tempo para o que é importante: prestar melhores e mais rápidos cuidados de saúde."

Durante esse tempo a aplicação tem sido alargada a vários serviços e às urgências pediátricas e obstetrícias. Mas ainda há muito por onde crescer, à medida em que for usada em mais serviços. "Foi muito bom ter o reconhecimento do trabalho de equipa. Já temos algumas instituições que mostraram interesse em ter a aplicação", revela Teresa Pêgo, adiantando que a aplicação tem baixo custo: a estimativa anual ronda os 2300 euros.