Prepare a sua equipa para 2016 e chegue aos melhores resultados

Novas funcionalidades do Office 2016 da Microsoft provam que em equipa que mexe, todos saem a ganhar

Já todos passámos por esta situação: um projeto conjunto no trabalho, várias pessoas envolvidas, centenas de emails trocados, chamadas telefónicas entre gabinetes adjacentes e aquele pedido recorrente, "podes fechar o documento para eu poder aceder?". São momentos como estes que muitas vezes criam dificuldades aos projetos empresariais, custam tempo e dinheiro às empresas e que são muitas vezes um travão desnecessário para boas ideias.

Foi com o intuito de desbloquear estas situações que a Microsoft criou uma série de aplicações para o seu Office 2016, a mais recente adição ao Office 365, um serviço baseado na Cloud e uma ferramenta inquestionável para o aumento da produtividade em equipa.

O Office 2016 inclui novas versões das aplicações que já são o standard do trabalho em escritórios por todo o mundo, nomeadamente Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Project, Visio e Access. O que muda é mesmo a forma como os utilizadores destas aplicações podem interagir em equipa, tornando a criação e desenvolvimento de projetos mais intuitiva, fluida. Colegas de equipa podem agora trabalhar em simultâneo e em tempo real no Word, PowerPoint e OneNote, sendo aliás possível ver, no Word as edições de outro utilizador enquanto estão a ser feitas.

Mas a interação não termina aqui, com a integração do Skype nas aplicações Office Online, permitindo enviar e receber mensagens instantâneas, partilhar o ecrã, e iniciar conferências de áudio ou vídeo, a partir dos próprios documentos. Uma nova dimensão para as "brainstorms" das empresas, especialmente as que trabalham em diferentes espaços geográficos.

Diferentes vão também passar a ser as pesquisas na web, sem sair das aplicações do Office com a solução Smart Lookup. Para quem acaba o dia com 27 páginas abertas no seu browser sem saber porquê, estas são boas notícias. E para os que precisam de impressionar na próxima apresentação de um relatório e contas, o Excel 2016 e as suas novas funcionalidades financeiras (o Forecast e novos tipos de gráficos dinâmicos) vão deixar todos os presentes na sala de reuniões com os olhos bem abertos.

O recurso a um bom serviço de email é também essencial e o Outlook 2016 surge com soluções que fazem a diferença ao longo do dia, tais como a separação automática de emails por prioridade ou a capacidade de alojar ficheiros de qualquer tamanho, desde que estejam alojados no OneDrive (acabaram os zips e o envio de ficheiros em quatro ou cinco mensagens separadas!). E como uma parte cada vez mais importante do trabalho das empresas atuais é realizado em movimento e longe das secretárias, o Outlook 2016 integra agora a funcionalidade Grupos do Office 365 nos dispositivos móveis, para ser cada vez mais simples trabalhar em equipa, mesmo enquanto está na rua, a caminho da próxima reunião.

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